Informativa generale canale segnalazione interna
INFORMATIVA GENERALE
Canale di Segnalazione Interna di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’UE
Resa ai sensi dell’art. 5 lett. e) del D.lgs. 24/2023
Introduzione
La presente informativa (di seguito, l’“Informativa”) è rivolta a tutti i soggetti che, ai sensi del
D.lgs. 24/2023 (“Decreto Whistleblowing”), sono legittimati a effettuare, anche in forma
anonima, la segnalazione di eventuali informazioni sulle violazioni di disposizioni normative
nazionali o dell’UE acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
L’Informativa ha lo scopo di informare i potenziali segnalanti circa il funzionamento del canale
di segnalazione interna attivato e messo a disposizione da Esametal S.r.l./Cryotrucks S.r.l..
L’Informativa è pubblicata sul sito web della Società e affissa nelle bacheche aziendali di tutte le
filiali e/o sedi operative della Società.
La Società si riserva il diritto, in qualsiasi momento, di modificare e/o aggiornare l’Informativa.
Si consiglia, quindi, di controllare regolarmente l’Informativa pubblicata sul sito web della
Società e di riferirsi alla versione più aggiornata.
Definizioni
Ai fini della presente informativa si intende per:
- Canale di Segnalazione Interna, il canale per effettuare la Segnalazione (come di seguito
definita) in osservanza a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing, che, nel caso della
Società, si sostanzia nella Piattaforma, come di seguito definita; - Codice Privacy, il D.lgs. 196/2003 e ss.mm.;
- Contesto lavorativo, le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte in
qualità di lavoratori subordinati, anche somministrati, o lavoratori autonomi o
collaboratori/consulenti/tirocinanti o volontari, a favore della Società; - Dati Personali, (o anche solo “Dati”), qualunque informazione relativa a una persona
fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a
qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; - Decreto Whistleblowing, il D.lgs. 24/2023 di attuazione della direttiva UE 2019/1937;
- GDPR, il Regolamento UE 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con
riguardo al trattamento dei Dati Personali nonché alla libera circolazione dei Dati; - Gestore della Segnalazione (o anche solo “Gestore”), la persona o l’ufficio interno
ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione delle Segnalazioni; - Informazioni sulle Violazioni, informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti
violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere
commesse nell’organizzazione con cui il Segnalante intrattiene un rapporto giuridico ai
sensi dell’articolo 3, comma 1 o 2 del Decreto Whistleblowing, nonché gli elementi
riguardanti condotte volte ad occultare tali Violazioni;
Procedura Whistleblowing per la presentazione e gestione delle segnalazioni interne
Esametal S.r.l. l Cryotrucks S.r.l.
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- Interessato, la persona fisica, identificata o identificabile, cui si riferiscono i Dati
Personali, quali, ai fini di questa Informativa, il Segnalante e le Persone Coinvolte nella
Segnalazione; - Persona Coinvolta, la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione come
persona alla quale la Violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella
Violazione segnalata; - Piattaforma, il software sviluppato da Zucchetti S.p.A. per gestire le Segnalazioni, in
conformità ai requisiti normativi vigenti, assicurando la riservatezza del Segnalante e del
contenuto della Segnalazione, mediante l’utilizzo della crittografia AES 256; - Responsabile del Trattamento, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica
amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione o organismo che tratta Dati
Personali per conto del Titolare del Trattamento ex art. 28 GDRP; - Segnalazione, la comunicazione di Informazione sulle Violazioni;
- Segnalazione Interna, la comunicazione di Informazioni sulle Violazioni presentata
tramite il Canale di Segnalazione Interna; - Segnalazione Esterna, la comunicazione di Informazioni sulle Violazioni presentata
tramite il canale attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC); - Segnalante, la persona fisica che effettua la Segnalazione;
- Società, Esametal S.r.l. con sede legale in Cologna Veneta (VR), Via Quari Destra 19,
Codice Fiscale e numero di iscrizione al Registro Imprese di Verona 02887370233 /
Cryotrucks S.r.l. con sede legale in Cologna Veneta (VR), Via Quari Destra 31, Codice
Fiscale e numero di iscrizione al Registro Imprese di Verona 04747590232; - Titolare del Trattamento, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica
amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono,
anche unitamente ad altro Titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del
Trattamento di Dati Personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della
sicurezza; - Trattamento, qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza
l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione,
l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la
selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la
comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di Dati; - Violazioni, comportamenti, atti o omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità
della Società che possono essere oggetto di Segnalazione ai sensi del Decreto
Whistleblowing; - Ritorsione, qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o
minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione, della denuncia all’autorità
giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare al
Segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno
ingiusto.
Canale di Segnalazione Interna
Procedura Whistleblowing per la presentazione e gestione delle segnalazioni interne
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La Società ha attivato il proprio Canale di Segnalazione Interna, che garantisce, tramite il ricorso
a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del Segnalante, della Persona Coinvolta
nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.
Le Segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta o orale, con modalità informatiche,
tramite la Piattaforma cui si accede dall’apposito link presente sul Sito Web della Società.
Soggetti legittimati a effettuare la Segnalazione
Sono legittimati a effettuare la Segnalazione i soggetti indicati all’art. 3 del Decreto
Whistleblowing.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, la Segnalazione può essere effettuata da parte di:
(i) lavoratori subordinati, ivi inclusi i lavoratori somministrati, assunti alle dipendenze
della Società o che abbiano cessato il rapporto di lavoro con la Società;
(ii) lavoratori autonomi nonché i titolari di un rapporto di collaborazione, che svolgono
la propria attività lavorativa a favore della Società;
(iii) liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività a favore della
Società;
(iv) volontari e i tirocinanti, retribuiti o non retribuiti, che prestano la propria attività a
favore della Società;
(v) persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o
rappresentanza della Società.
Segnalazioni rilevanti ai sensi del Decreto Whistleblowing
Possono essere oggetto di Segnalazione tutte le Violazioni che consistano in:
(i) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
(ii) illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001;
(iii) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali indicati
nell’allegato al Decreto Whistleblowing o, anche se non indicati nell’allegato al
Decreto Whistleblowing, siano relativi ai settori degli appalti pubblici, del
finanziamento al terrorismo, della sicurezza e conformità dei prodotti, della
sicurezza dei trasporti, della tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza
nucleare, sicurezza degli alimenti e mangimi e salute e benessere degli animali,
salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione
dei Dati Personali e sicurezza delle reti e sistemi informativi;
(iv) atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE di cui all’art. 325 del TFUE;
(v) atti o omissioni riguardanti il mercato interno di cui all’art. 26 del TFUE;
(vi) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui
agli atti dell’UE nei settori indicati ai precedenti punti (iii) (iv) e (v).
Non possono essere oggetto di Segnalazione:
(i) le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere
personale del Segnalante;
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(ii) le contestazioni, rivendicazioni o richieste o che attengano esclusivamente ai
rapporti individuali di lavoro del Segnalante o ai rapporti del Segnalante con le figure
gerarchicamente sovraordinate;
(iii) le violazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’UE o nazionali indicati
alla parte II dell’Allegato al Decreto Whistleblowing;
(iv) le violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti d
difesa o di sicurezza nazionale, che non rientrino nel diritto derivato dell’UE.
Procedura per effettuare la Segnalazione
Il soggetto che intende effettuare una Segnalazione dovrà accedere alla Piattaforma, tramite
l’apposito link presente nel Sito Web della Società e seguire le istruzioni della Piattaforma stessa.
Le credenziali di accesso sono fornite, in forma criptata, dalla Piattaforma e sono conoscibili solo
al Segnalante che ne è l’esclusivo custode e responsabile.
Una volta registrato, il Segnalante avrà accesso alla propria pagina personale, dalla quale potrà
effettuare la Segnalazione, cliccando sull’apposito pulsante “crea segnalazione” e seguendo la
procedura guidata.
Il Segnalante potrà scegliere di non condividere i propri Dati, rendendo la Segnalazione anonima,
spuntando la relativa finestra. Un pop up chiederà conferma al Segnalante della volontà di
effettuare la Segnalazione in forma anonima.
Il Segnalante è invitato ad allegare documenti, immagini (file elettronici di diverse estensioni)
utili a circostanziare o integrare la Segnalazione.
Una volta completato il caricamento, il Segnalante potrà procedere all’invio della Segnalazione.
Un’ulteriore schermata darà la possibilità al Segnalante di modificare la e-mail ove ricevere
eventuali notifiche sullo status della propria Segnalazione. L’indirizzo e-mail non è mai visibile al
Gestore.
Il Segnalante potrà accedere alla schermata preliminare di riepilogo ove potrà rileggere la
Segnalazione, verificare gli allegati e confermare, tramite apposite dichiarazioni, la veridicità
delle informazioni riportate nella Segnalazione e il consenso al trattamento dei Dati.
Il Gestore della Segnalazione è l’Organismo di Vigilanza incaricato dalla Società e dotato dei
requisiti ex lege richiesti di autonomina e indipendenza, onorabilità e professionalità per
l’esercizio delle funzioni.
Una volta finalizzato l’invio della Segnalazione:
(i) entro 7 (sette) giorni, la Segnalazione viene presa in carico dal Gestore;
(ii) il Gestore, potrà interfacciarsi con il Segnalante, sempre tramite la Piattaforma, se
reputa necessario svolgere eventuali approfondimenti o, se la Segnalazione risulta
già completa di tutti gli elementi necessari alla sua gestione, potrà dare riscontro al
Segnalante;
(iii) in ogni caso, entro 3 (tre) mesi dall’avviso di ricevimento di cui al precedente punto
(i), verrà fornito un riscontro al Segnalante circa l’esito della Segnalazione, anche
qualora la Segnalazione risulti infondata o erroneamente presentata.
Tutte le notifiche inerenti alla Segnalazione sono comunicate all’indirizzo e-mail comunicato in
fase di invio della Segnalazione. Per prendere visione del contenuto della notifica, il Segnalante
deve accedere alla pagina personale della Piattaforma. Gli eventuali scambi di interazione tra
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Segnalante e Gestore sono evidenziati da un contrassegno rosso in corrispondenza della
Segnalazione.
Il Segnalante può, in qualsiasi momento, accedere alla propria pagina personale della
Piattaforma per verificare la Segnalazione effettuata che, a seconda dello status, sarà indicata
come “chiusa” “respinta” o “in lavorazione”.
Condizioni per effettuare una Segnalazione Esterna
Il soggetto che intende effettuare una Segnalazione deve prioritariamente utilizzare il Canale di
Segnalazione Interna e potrà presentare una Segnalazione Esterna, in alternativa o
subordinatamente al Canale di Segnalazione Interna, se e solo se:
(iv) ritenga che la Violazione oggetto di Segnalazione possa costituire un pericolo
imminente o palese per il pubblico interesse;
(v) il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che se effettuasse una Segnalazione
Interna potrebbe determinarsi un rischio di Ritorsione;
(vi) alla Segnalazione effettuata tramite il Canale di Segnalazione Interna non sia stato
dato seguito nel termine di 3 (tre) mesi dalla ricezione della Segnalazione.
Il Segnalante deve ragionevolmente credere che le informazioni sulle Violazioni siano veritiere
e, quindi, agire in buona fede allegando tutte le circostanze di tempo e di luogo in cui si è
verificata la Violazione oggetto di Segnalazione, svolgendo una accurata descrizione dei fatti,
allegando tutti gli elementi utili a identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
Misure di protezione
La Società garantisce al Segnalante, per tutta la durata del rapporto di lavoro e/o collaborazione
e/o tirocinio, le misure di protezione di cui al Capo III del Decreto Whistleblowing, astenendosi
dal porre in essere qualsivoglia atto ritorsivo nei confronti del Segnalante.
Fatte salve le specifiche limitazioni di legge previste, la tutela dalle Ritorsioni non può essere
garantita quando è accertata la responsabilità del Segnalante per reati di diffamazione o di
calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o
contabile ovvero la sua responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave.
Trattamento dei Dati Personali e conservazione della documentazione inerente alla
Segnalazione
a) Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Esametal S.r.l. con sede legale in Cologna Veneta (VR), Via Quari
Destra, 19 Codice Fiscale e numero di iscrizione al Registro Imprese di Verona 02887370233. Il
Titolare del Trattamento può essere contattato all’indirizzo e-mail
emanuele.ferrarese@esametal.com e PEC esametal@omnipec.it / Cryotrucks S.r.l. con sede
legale in Cologna Veneta (VR), Via Quari Destra, 31, Codice Fiscale e numero di iscrizione al
Registro Imprese di Verona 04747590232.Il Titolare del Trattamento può essere contattato
all’indirizzo e-mail alberto.castagnaro@cryotrucks.com e PEC cryotrucks@pec.it.
Il Titolare del Trattamento ha nominato il Gestore avv. Andrea Casali quale Responsabile esterno
del Trattamento dei Dati Personali ex art. 28 GDPR.
b) Finalità, principi e base giuridica del Trattamento
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Il Trattamento dei Dati Personali acquisiti in occasione della Segnalazione sarà effettuato a
norma del GDPR e del Codice Privacy nonché in conformità a quanto previsto dall’art. 13 del
Decreto Whistleblowing.
Il Trattamento, pertanto, è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, per
garantire la sicurezza dei Dati Personali, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da
Trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, distruzione e danno accidentali.
Il Trattamento dei Dati ha esclusivamente la finalità di gestire e dare seguito alla Segnalazione.
I Dati Personali del Segnalante sono trattati in forma anonima, ove richiesto dal Segnalante.
La comunicazione di Dati Personali del Segnalante è un requisito necessario per poter dare
seguito alla Segnalazione. In caso di mancata comunicazione di tali Dati, pertanto, non sarà
possibile né eseguire né dare seguito alla Segnalazione.
La base giuridica del Trattamento dei Dati è l’adempimento di un obbligo legale al quale è
soggetto il Titolare del Trattamento (D.Lgs. n. 24/2023) nonché il consenso del Segnalante.
c) Conservazione dei Dati
I Dati sono conservati in Italia in forma da consentire l’identificazione degli Interessati per il
tempo necessario al Trattamento della specifica Segnalazione e comunque non oltre cinque anni
a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione, nel rispetto degli
obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del Decreto e dei principi in materia sanciti dal GDPR.
d) Diritti dell’Interessato
La Persona Coinvolta o la persona menzionata nella Segnalazione, con riferimento ai propri Dati
Personali trattati nell’ambito della Segnalazione non possono esercitare i diritti che il GDPR
riconosce agli Interessati (diritto di accesso ai Dati personali, diritto di rettificarli, diritto di
ottenere la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, diritto alla limitazione del Trattamento,
diritto alla portabilità dei Dati Personali e quello di opposizione al Trattamento) se da tali diritti
potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità
del Segnalante.
In tali casi, dunque, alla Persona Coinvolta o alla persona menzionata nella Segnalazione, è
preclusa la possibilità di rivolgersi al Titolare del Trattamento per l’esercizio di tali diritti e di
proporre reclamo al Garante della protezione dei Dati Personali.
e) Trasferimento dei Dati all’estero
I Dati Personali non sono trasferiti all’estero né fuori dalla Unione Europea.
